Si vous voulez promouvoir votre projet ou votre entreprise et renforcer votre notoriété en passant dans les médias, la création d’un dossier de presse est une bonne stratégie.
Dans cet article, on vous explique ce qu’est un dossier de presse, quelle est son utilité, quels sont les éléments que vous devez y inclure, comment et à qui envoyer votre dossier pour avoir le plus de résultats possibles, et enfin : qu’est-ce qui différencie un dossier de presse d’un communiqué de presse.
C’est parti !
Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Un dossier de presse est un document de présentation complet de votre projet (ou de votre organisation), créé à destination des journalistes. Disponible en version digitale ou en version papier, il contient une série d’informations clés sur :
Votre projet (nom, secteur, expertise, historique, équipe, etc.),
Vos produits et vos services (avantages, fonctionnalités, etc.).
En comparaison à un communiqué et à une conférence de presse, un tel dossier présente ces informations de manière plus précise et plus détaillée. Plus long, il permet non seulement d’aller plus loin dans ce que vous voulez présenter, mais aussi de fournir des informations supplémentaires qui n’auront pas été communiquées au préalable.
Par conséquent, quand le communiqué de presse est condensé et se limite généralement à une page, le dossier de presse permet d’aller en profondeur. La différence se remarque aussi avec la conférence de presse, qui vise à communiquer une information bien précise, pendant que le dossier de presse couvre plusieurs sujets liés à l’entreprise ou l’organisation qui le publie.
À quoi sert un dossier de presse ?
Ce document a plusieurs rôles :
Faire connaître votre entreprise auprès des médias
La première raison pour laquelle créer un dossier est de faire connaître votre organisation aux journalistes, pour qu’ils aient connaissance de vos activités et qu’ils puissent en parler.
Développer votre notoriété
Le dossier de presse permet de créer un lien avec les journalistes. En ayant entendu parler de vous et en connaissant votre activité, ils seront plus susceptibles d’écrire un article sur ce que vous faites.
Et si vous parvenez à décrocher des articles ou des interviews dans les médias grâce à votre dossier, l’impact sur votre notoriété peut être considérable. On le voit avec les clients qu’on accompagne au quotidien : apparaître dans la presse peut littéralement changer l’histoire de leur entreprise.
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Renforcer votre crédibilité
Tout d’abord, le fait d’envoyer un dossier de presse propre et soigné renforce votre crédibilité auprès des journalistes. En effet, vous leur proposez un sujet développé, susceptible de les intéresser, ce qui vous rend plus crédible à leurs yeux. C’est d’autant plus le cas si votre dossier de presse est bien construit et a l’air professionnel.
Ensuite, le fait qu’un média parle de votre entreprise, et vous mette sur le devant de la scène, est extrêmement rassurant pour vos clients potentiels et pour votre audience. C’est d’autant plus le cas s’ils connaissent le média en question, et qu’ils en consomment régulièrement le contenu (c’est d’ailleurs le même phénomène qu’on observe en marketing d’influence).
💡 Par conséquent, et on reviendra sur cet aspect plus tard, assurez-vous d’envoyer votre dossier de presse à des médias qui parlent à votre audience.
Contrôler votre image de marque
Rédiger votre dossier de presse, et l’envoyer à des journalistes, vous donne l’avantage de contrôler la manière dont vous vous présentez. Vous êtes en contrôle de l’image que vous voulez renvoyer à votre audience, parce que les journalistes auront tous les éléments en main pour vous comprendre et parce qu’ils ont tendance à utiliser le contenu qui leur est fourni.
Avec un dossier de presse, vous pouvez développer votre message en profondeur, bien choisir vos mots, et présenter l’ensemble des informations qui vous concernent. En étant complet dans ces informations, et en y ajoutant des photos et des vidéos que vous aurez produites au préalable, vous contrôlez les images qui seront présentées au public et donc votre réputation.
Gagner du temps
Enfin, dernier avantage du dossier de presse : il vous permet de gagner du temps. Quand la presse voudra vous mettre en avant, avoir un dossier à disposition vous permettra de fournir rapidement aux journalistes toutes les informations dont ils auront besoin. Vous éviterez de travailler dans l’urgence et éviterez donc de potentielles erreurs de communication dûes à la précipitation.
💡 En résumé : soyez prêt. Ayez toujours un dossier de presse à jour, dans le cas où un journaliste viendrait taper à votre porte pour parler de vous. C’est d’autant plus le cas si vous lancez une campagne RP.
Que comprend un dossier de presse ?
Tout dépend des informations que vous voulez transmettre et du sujet de votre dossier de presse. Par exemple, un dossier pour présenter un événement ne comportera pas les mêmes informations que celui d’un artiste, d’un sportif, d’une startup, ou d’un grand groupe international.
Mais malgré ces différences, il y a quand même une base commune qu’on retrouve dans la majorité des dossiers de presse. En général, on commence toujours par une présentation rapide (de l’organisation, entreprise, etc.) qui reprend les informations les plus importantes à connaître. Suite à cette présentation, on affine avec des informations plus spécifiques. Par exemple, pour un artiste :
Biographie détaillée,
Programmation prévue,
Palmarès,
Résultats médiatiques,
Présence sur les réseaux sociaux,
Événements passés,
Partenaires,
Etc.
En tous les cas, on doit retrouver toutes les informations essentielles à propos de votre projet ou de votre organisation dans le dossier de presse que vous allez créer.
Comment créer et structurer un dossier de presse ?
Construire un dossier de presse peut se faire en trois temps.
Commencez par lister tout le contenu qu’on doit y retrouver. Enchaînez en préparant votre plan et en structurant le contenu que vous voulez y inclure. Enfin, attaquez la mise en page.
Pour vous inspirer, voici une structure de dossier de presse que vous pourriez avoir envie d’utiliser :
Page de couverture avec un titre percutant.
Introduction claire et explicite qui présente les objectifs du dossier de presse et donne un aperçu des informations qui s’y trouvent.
Racontez l’histoire de votre entreprise : depuis sa création à aujourd’hui.
Présentez l’activité, les valeurs, la mission et la vision de votre entreprise.
Ajoutez des statistiques clés (chiffre d’affaires, audience, taille de l’équipe, nombre de clients, etc.).
Présentez vos produits et vos services.
Ajoutez vos coordonnées pour qu’on puisse vous contacter.
Liez des photos et des vidéos pour faciliter le travail d’illustration du journaliste.
En ce qui concerne l’outil à utiliser pour créer votre dossier de presse, nous vous recommandons de travailler avec un format Keynote (ou Powerpoint) pour que l’information soit visuellement agréable à consulter. Ce format vous forcera aussi à présenter vos informations d’une manière suffisamment aérée et illustrée. Sinon, une alternative qui fonctionne bien dans le cas où vous ne maîtrisez pas du tout ces outils, c’est Canva. Vous pourrez y trouver des templates, facilement modifiables et téléchargeables.
Combien coûte un dossier de presse ?
Le prix d’un dossier de presse est très variable, et va surtout dépendre de la quantité de travail à réaliser pour le mettre sur pied. Voici les différents éléments qui auront une influence sur le prix de votre dossier de presse :
Faut-il le rédiger en entier, ou avez-vous déjà des textes à disposition ?
S’il le faut le rédiger, quelle est la quantité de contenu à produire ?
Faut-il créer une mise en page très détaillée pour chaque slide ?
Faut-il produire les illustrations, ou en avez-vous déjà à disposition ?
Toutes les informations de contenu par rapport au projet sont-elles déjà construites, écrites et réfléchies ? Ou faut-il collecter les sources, en plus de réaliser le travail d’écriture et de recherche du bon champ-lexical ?
Etc.
Comme vous pouvez l’imaginer, le prix du dossier de presse va dépendre de la quantité de travail que l’agence devra fournir, selon la quantité d’informations qui devront être communiquées et selon les ressources que vous avez déjà à disposition.
Dans tous les cas, il faudra établir un budget pour trois postes :
Le copywriting,
Le graphisme et la mise en page,
La gestion de projet (en option).
Quelle différence entre dossier de presse et communiqué de presse ?
On l’a déjà évoqué plus tôt dans cet article, mais il y a bien une différence entre un dossier de presse et un communiqué de presse.
D’un côté, le communiqué de presse va chercher à transmettre une information bien précise : un événement, une nouveauté, une ouverture, etc. Il s’agit d’un texte court, qui tient en général sur une seule page, qui est rédigé avec un angle précis.
De l’autre côté, le dossier de presse est plus long et plus généraliste. Il présente, de manière générale, une entreprise, un artiste, une association, un événement de grande ampleur (type festival), etc. Quel que soit le sujet du dossier de presse, ce sujet est développé sous plusieurs facettes, pour donner une vue d’ensemble aux journalistes qui recevront le dossier en question.
Comment et à qui envoyer son dossier de presse ?
Une fois votre dossier de presse rédigé, il est temps de le diffuser pour recevoir la couverture médiatique que vous voulez obtenir. Et on ne diffuse pas un dossier de presse sans stratégie, il y a une approche à adopter pour maximiser vos résultats.
Commencez par vous mettre à la place du journaliste que vous allez contacter. Quel que soit le média pour lequel il travaille, il sera sur-sollicité. Chaque journaliste reçoit des dizaines de communiqués et de dossiers de presse chaque jour, en plus de recevoir des invitations à des conférences de presse.
Vous allez donc avoir besoin de vous démarquer et de sortir du lot au moment d’envoyer votre dossier de presse :
Utilisez un objet qui donne envie d’ouvrir votre mail,
Facilitez le travail du journaliste en réduisant le nombre de clics nécessaires pour accéder à votre contenu,
Attirez son attention avec une mise en page soignée,
Etc.
Ensuite, votre mail doit être bien rédigé et surtout personnalisé pour chaque journaliste que vous allez contacter.
💡 N’oubliez pas que vous aurez plus de résultats en sélectionnant avec attention 20 journalistes et en leur rédigeant 20 mails personnalisés, qu’en envoyant un mail classique à 1000 journalistes dont 950 ne seront pas intéressés par ce que vous avez à communiquer. Petit tip : pour sélectionner les journalistes à contacter, pensez à utiliser plusieurs critères : le média dans lequel ils travaillent, leurs spécialités, les sujets qu’ils affectionnent et sur lesquels ils ont déjà publié des articles, etc.
Enfin, pour obtenir un maximum de résultats, il est toujours mieux d’envoyer votre dossier de presse en début de semaine, plutôt le matin.
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